Los sistemas y las tecnologías de la información

Las empresas se están adaptando cada vez más al uso de las tecnologías para incrementar tanto la eficacia como la eficiencia de los trabajos y procesos que realizan. Dependiendo del sector, esta asimilación está siendo más o menos rápida, pero es indudable que las tecnologías son herramientas que mejoran la calidad del trabajo tanto para los empleados, que ven cómo sus tareas se simplifican y se agilizan, como para la empresa, que optimiza sus resultados.

Desde IMF Formación queremos introduciros en el tema de los Sistemas y las Tecnologías de la Información, porque nos parece de sumo interés y de gran aplicación práctica en vuestro día a día laboral.

Para el éxito y correcto funcionamiento de las empresas u organizaciones es vital comprender las tecnologías de información y su uso. Los SI (sistemas de información) son un conjunto de elementos que se complementan entre sí para apoyar todas las actividades dentro de una organización.

Sistema es el mecanismo por el que se genera información, siendo ésta un conjunto de datos que tiene significado dentro de algún contexto. Puede decirse que la unidad básica de la información es el dato, que puede ser un carácter, un número, una imagen, etc.

Algunos de los elementos de un sistema de información son:

- El equipo computacional, o comúnmente llamado hardware, para que el sistema pueda funcionar.

- El recurso humano, que es toda persona que interactúa con el sistema utilizando los datos o resultados del sistema.

- Los datos o información-fuente, que se introducen en el sistema.

- Los programas, que son ejecutados en el sistema y devuelven los resultados.

- Las telecomunicaciones, que nos facilitan la transmisión y el intercambio de información.

- Los procedimientos, que son las políticas y las reglas para trabajar con el sistema.

Los sistemas de información realizan cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de la información.

- Entrada de información: es el proceso por el que el sistema recoge todos los datos que después serán tratados de forma manual o automática. Estos datos pueden introducirse mediante muchos dispositivos, a modo de ejemplo, podemos nombrar los reproductores de DVD o CD-ROM, el teclado, ratón etc.

- Almacenamiento de información: son los datos que un ordenador puede almacenar para luego poder ser recuperados y ser tratados llegando a los resultados. Existen dos formas de almacenaje, los denominados archivos, de forma más sencilla, o bien las bases de datos, más complejas. A modo de ejemplo se pueden nombrar dispositivos como los discos duros o los DVD y CD-ROM.

- Procesamiento de la información: son todos los cálculos u operaciones que el sistema lleva a cabo con los datos para obtener los resultados. Estos cálculos los podemos llevar a cabo con datos introducidos recientemente, o bien, con datos almacenados en el sistema.

- Salida de información: que consiste en obtener los datos introducidos o los resultados, es decir, la información procesada, al exterior del sistema. Algunos ejemplos pueden ser las impresoras o el propio monitor con los datos. Es de importancia mencionar que esta salida puede ser la entrada a otro sistema de información.

Existe un término complementario a los sistemas de información, las tecnologías de información que son las tecnologías que dan soporte y permiten la construcción y realización de los sistemas de información. Éstas forman la infraestructura tecnológica de las empresas y les permiten la utilización de los sistemas de información.

Los sistemas de información cumplen tres objetivos básicos:

- Automatización de procesos.

- Apoyo al proceso de toma de decisiones.

- Logran ventajas competitivas.